Die Weiterentwicklung findet auf verschiedene Weisen und an verschiedenen Orten statt. Thematisiert, reflektiert und dokumentiert wird sie jedoch im Qualitätsgespräch.

Qualitätsgespräche im Bereich Studium und Lehre werden zum einen zwischen der verantwortlichen Person auf Studiengangsebene mit der Fachbereichsleitung geführt. Zum anderen gibt es Qualitätsgespräche zwischen der Fachbereichsleitung und der verantwortlichen Person der Hochschulleitung. In den zentralen Einheiten finden die Qualitätsgespräche zwischen der Leitung der jeweiligen Einheit und der zuständigen Person der Hochschulleitung statt. Ihre regelmäßige Durchführung ist verbindlich. Koordiniert werden die Qualitätsgespräche von den Qualitätsmanagementbeauftragten des jeweiligen Bereichs.

Fokus des Qualitätsgesprächs bildet entweder der Studiengang, der Fachbereich oder die jeweilige zentrale Einheit. Der Leitfaden Qualitätsgespräche bietet einen Überblick über die Zielsetzung, die Vorbereitung, Durchführung und das Nachhalten der Qualitätsgespräche.

Ergebnisse des Qualitätsgesprächs werden in einem Protokoll festgehalten, das dem Nachhalten der vereinbarten Maßnahmen sowie als Grundlagen für das folgende Qualitätsgespräch dienen soll.

Neben den Qualitätsgesprächen und deren Protokollierung finden formal im Rahmen der Zwischen- und Qualitätsberichte, aber auch informelle Qualitätsdiskussionen statt, deren Ergebnisse in Stellungnahmen (z.B. zum Qualitätsbericht) und ggf. weitere Dokumentationen (z.B. Sitzungsprotokolle) fließen.